BAO.web verfügt über eine Reihe von Funktionen, die der Übersicht und der Überwachung von Arbeitsabläufen dienen.
- Schrittweiser Protokoll-Status:
Jeder Eintrag des BAO-Protokolls verfügt über einene eigenen Status, der seine aktuelle Bearbeitungsstufe angibt.
Für Informationen werden die Stati "ungelesen" und "gelesen", für Aufträge die Stati "ungelesen", "begonnen" und "erledigt" unterschieden.
Zusätzlich zu diesen Haupstati können Einträge die Nebenstati "Mitzeichnung" und "Zeitmahnung" annehmen.
Der Status eines Eintrags ist an den Symbolen in der Markerspalte der Protokolltabelle abzulesen. In der Statusübersicht (1.2.10) des BAO-Menüs läßt sich auch die Anzahl der Einträge für jeden Status ablesen. Es werden nur für den aktuellen Anwender relevante Stati angezeigt. (Beispiel: Eine Information kann für EA1 bereits als "gelesen" erscheinen, während sie für EA2 noch ungelesen erscheint).
Damit neue bzw. zeitüberschrittene Eintragungen besser erkannt werden, erscheinen Ihre Anzahlen in der Statusübersicht in roter Farbe.
- Mitzeichnungsmechnismus:
Wenn eine Information oder ein Auftrag erstellt werden soll, deren/dessen Inhalt über die Befugnisse des Autors hinausgeht, so kann der Autor diese Eintragung bei einer befugten Stelle mitzeichnen lassen.
Bis zur Mitzeichnung wird vom System sichergestellt, daß nur die mitzeichnenende Instanz und der Autor selbst die Eintragung sehen können.
Somit bleibt die Information für alle Addressatenm unsichtbar, bis die mitzeichnenede Insatnz die Genehmigung zur Weitergabe der Information bzw. zur Erteilung des Auftrags gegeben hat.
Mitzuzeichnene Informationen und Aufträge sind für die mitzeichnungsfähigen Instanzen über einen eigenen Menüpunkt "Mitzeichnung" abrufbar.
- Zeitüberwachung:
Beim Erstellen einer Information bzw. eines Auftrags kann der Benutzer eine Zeitmarke für die Zeitüberwachung angeben.
Wird dieser Zeitpunkt überschritten, und der Eintrag ist noch nicht von allen Addressaten aufgenommen worden, wird vom System an den Autor und an die noch ausstehenden Addressaten eine Warnung ausgegeben.
In der Statusübersicht (1.2.10) erscheint der betroffene Eintrag dann unter "Zeitmahnung" in roter Farbe.
- Automatische Protokollierung:
Jede Änderung an den Stammdaten oder der Struktur (Zusammenstellung von Führungsstab, Einsatz- und Unterabschnitten), sowie sämtliche Änderungen bezüglich Personal, Kräften, Gruppen- oder Personendaten werden automatisch von BAO.web protokolliert.
Zusätzlich erfasst die automatische Protokollierung für jede manuelle Eintragung, zu welchem Zeitpunkt sie von wem erstellt, gelesen, angenommen, erledigt oder mitgezeichnet wurde.
Zusammen mit den manuellen Eintragungen ist es somit theoretisch möglich, eine BAO vom Beginn bis zum Ende zu jedem Zeitpunkt vollständig zu rekonstruieren.
Aus Übersichtsgründen werden automatisch erstellte Protokolleintragungen während der Arbeit in einer BAO nicht im Protokoll mit angezeigt, stehen aber für befugte Benutzer jederzeit im Hauptmenü unter "Auswertung" zur Verfügung.